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Le dépôt légal

Qu’est-ce que le dépôt légal ?

La BnF donne la définition suivante du dépôt légal : « Inscrit dans le Code du patrimoine, le dépôt légal est l’obligation pour tout éditeur, imprimeur, producteur, importateur, de déposer chaque document qu’il édite, imprime, produit ou importe, auprès de l’organisme habilité à recevoir le dépôt en fonction de la nature du document. Cette obligation s’applique à tout document diffusé en nombre à un public s’étendant au-delà du cercle de famille ».

Le dépôt légal est régi par le Code du Patrimoine, articles L131-1 à L133-1 et R131-1 à R133-1. Il est obligatoire et permet d’assurer la collecte et la conservation des documents publiés en France. Comme le souligne la bibliothèque municipale de Lyon : « L’ensemble des documents imprimés à une époque donnée est le fidèle reflet des activités, des préoccupations, des idées, des modes de ce temps, et constitue ainsi un témoignage exceptionnel et irremplaçable sur la vie sociale, culturelle, économique, politique, artistique de ce temps… Il est donc primordial de le préserver et de le conserver pour les générations futures ». De plus, des notices sont associées à chaque document déposé, permettant ainsi leur recherche dans les bases de données et, ce faisant, leur consultation dans les salles de recherche de la BnF.

joshveitchmichaelis, CC BY-SA 2.0

Par son aspect obligatoire, le dépôt légal permet aux bibliothèques de rassembler des documents qui ne passent pas par les circuits éditoriaux habituels. Le site de la bibliothèque municipale de Lyon ajoute en outre que le dépôt légal « est essentiel également dans d’autres domaines, notamment dans le secteur juridique (valeur probatoire en ce qui concerne la date de publication d’une œuvre) ou économique (statistiques de l’édition, référence pour le commerce du livre…) »

Quels documents sont concernés ?

Ron Lach, Pexels

Le site du dépôt légal de la BnF précise : « Sont soumis au dépôt légal tous L’envoi des documents soumis au dépôt légal physique est gratuit. L’envoi bénéficie d’une franchise postale. Pour en bénéficier, il suffit d’indiquer, à la place du timbre : Franchise Postale, Dépôt légal, Code du Patrimoine Article L132-1.les documents mis en nombre à la disposition d’un public, à titre onéreux ou gratuit. Cette obligation s’applique aux documents imprimés mais aussi aux cartes et plans, photographies, partitions musicales, documents audiovisuels, logiciels, bases de données, jeux vidéo, etc. ».

La liste complète des documents soumis au dépôt légal est disponible ici : https://www.bnf.fr/fr/depot-legal-pour-quels-documents

Qui dépose ?

En France, le dépôt concerne:

  • l’éditeur
  • l’imprimeur
  • l’importateur
  • le producteur

Le site du dépôt légal précise : « En France, le dépôt légal est obligatoire pour l’éditeur, l’imprimeur, l’importateur et le producteur. Il s’applique également aux auteurs auto édités. L’éditeur et l’importateur doivent faire le dépôt à la Bibliothèque nationale de France. L’imprimeur doit faire le dépôt auprès de la bibliothèque habilitée à le recevoir dans sa région ».

Combien ça coûte ?

L’envoi des documents soumis au dépôt légal physique est gratuit. L’envoi bénéficie d’une franchise postale. Pour en bénéficier, il suffit d’indiquer, à la place du timbre : Franchise Postale, Dépôt légal, Code du Patrimoine Article L132-1.

Karolina Grabowska, Pexels

Mode d’emploi du dépôt légal pour les éditeurs

Dépôt légal d’un document physique

Lors de la publication d’un document physique, le déclarant doit remplir une déclaration de dépôt légal éditeur, différentes selon le type de document à déposer. Dans le cas d’un lot de documents (posters, cartes postales…), il est possible de ne remplir qu’une seule déclaration.Le déposant doit ensuite envoyer cette déclaration de dépôt accompagnée d’un ou deux exemplaires du document. L’envoi postal bénéficie de la franchise postale : l’envoi est donc gratuit sous réserve d’indiquer à la place du timbre « Franchise Postale, Dépôt légal, Code du Patrimoine Article L132-1 ».

Consulter le mode d’emploi du dépôt légal éditeur de la BnF.

Dépôt légal d’une revue imprimée

Dans le cadre du dépôt d’une revue imprimée, la procédure est la même mais au lieu de ne remplir qu’une déclaration, le déposant doit remplir une déclaration initiale et une déclaration globale annuelle. La déclaration initiale se fait au moment du dépôt du premier numéro. Ensuite, chaque année, le déposant remplira une déclaration globale reprenant les différents numéros de l’année. Si la revue change de titre, il faudra à nouveau remplir un formulaire de dépôt initial.

Voir la déclaration de dépôt légal – éditeur périodiques

Dépôt légal d’une revue numérique

Les revues entièrement numériques sont soumises au dépôt légal, mais leur contenu est moissonné directement par la BnF. Il n’y a aucune procédure de dépôt à suivre (voir ISSN – Mode d’emploi sur le site de la BnF) :

« J’édite une publication en ligne non soumise à un dépôt légal actif auprès de la BnF

Je suis concerné si ma publication est éditée sur un support non matériel

  • périodiques en ligne (revue, bulletin, magazine, journal, etc.)
  • collections de livres numériques,
  • blogues,
  • sites web non statiques,
  • bases de données non statiques,
  • wikis,
  • reproductions numériques de périodiques imprimés ayant cessé de paraître

Ces publications sont soumises au dépôt légal mais font l’objet d’un mode de collecte particulier qui n’implique pas à ce jour le dépôt de documents ou fichiers  numériques auprès de la BnF . Leur contenu est automatiquement moissonné par des robots ».

Quand une version papier coexiste avec la version numérique, il faut faire un dépôt physique.