The legal deposit

What is legal deposit?

The BnF gives the following definition of the legal deposit: « Inscrit dans le Code du patrimoine, le dépôt légal est l’obligation pour tout éditeur, imprimeur, producteur, importateur, de déposer chaque document qu’il édite, imprime, produit ou importe, auprès de l’organisme habilité à recevoir le dépôt en fonction de la nature du document. Cette obligation s’applique à tout document diffusé en nombre à un public s’étendant au-delà du cercle de famille ».

The legal deposit it is regulated by the Code du Patrimoine, articles L131-1 to L133-1 et R131-1 à R133-1. It is mandatory and ensures the collection and preservation of documents published in France. As the Lyon municipal library points out : « L’ensemble des documents imprimés à une époque donnée est le fidèle reflet des activités, des préoccupations, des idées, des modes de ce temps, et constitue ainsi un témoignage exceptionnel et irremplaçable sur la vie sociale, culturelle, économique, politique, artistique de ce temps… Il est donc primordial de le préserver et de le conserver pour les générations futures ». In addition, records are associated with each deposited document, allowing them to be searched in the databases and thus consulted in the BnF’s research rooms.

Because of its mandatory nature, legal deposit allows libraries to collect documents that do not go through the usual publishing channels. The website of the municipal library of Lyon further adds that the legal deposit « est essentiel également dans d’autres domaines, notamment dans le secteur juridique (valeur probatoire en ce qui concerne la date de publication d’une œuvre) ou économique (statistiques de l’édition, référence pour le commerce du livre…) »

Which documents are concerned?

The legal deposit website states: “Legal deposit applies to all documents made available to the public in bulk, whether in return for payment or free of charge. This obligation applies not only to printed documents but also to maps and plans, photographs, musical scores, audiovisual documents, software, databases, video games, etc.”.

The full list of documents subject to legal deposit is available here:https://www.bnf.fr/fr/depot-legal-pour-quels-documents

Who deposits?

In France, the deposit concerns:

• the editor
• the printer
• the importer
• the producer

Legal deposit website states: « En France, le dépôt légal est obligatoire pour l’éditeur, l’imprimeur, l’importateur et le producteur. Il s’applique également aux auteurs auto édités. L’éditeur et l’importateur doivent faire le dépôt à la Bibliothèque nationale de France. L’imprimeur doit faire le dépôt auprès de la bibliothèque habilitée à le recevoir dans sa région ».

How much does it cost?

Documents subject to physical legal deposit are sent free of charge. The shipment is postage-free. To benefit from it, it is enough to indicate, instead of the stamp: Franchise Postale, Dépôt légal, Code du Patrimoine Article L132-1.

Legal deposit guidelines for publishers

Legal deposit of a physical document

When publishing a physical document, the declarant must fill in a publisher’s legal deposit declaration, which varies according to the type of document to be deposited. In the case of a batch of documents (posters, postcards, etc.), it is possible to fill in only one declaration of deposit, which the applicant must then send together with one or two copies of the document. The postal shipment is free of charge, provided that the stamp is replaced by « Franchise Postale, Dépôt légal, Code du Patrimoine Article L132-1 ».

Consult the BnF’s legal deposit instructions for publishers.

Legal deposit of a printed journal

For the deposit of a printed journal, the procedure is the same, but instead of completing a single declaration, the depositor must complete an initial declaration and an annual global declaration. The initial declaration is made at the time of filing the first issue. Then, each year, the applicant will fill in a global declaration with the different items for the year. If the title of the journal changes, an initial deposit form must be completed again.

See the declaration of legal deposit – periodical publisher

Legal deposit of a digital journal

Fully digital journals are subject to legal deposit, but their content is harvested directly by BnF. There is no deposit procedure to follow (see ISSN – Instructions for use on the BnF website):

« J’édite une publication en ligne non soumise à un dépôt légal actif auprès de la BnF

Je suis concerné si ma publication est éditée sur un support non matériel

• périodiques en ligne (revue, bulletin, magazine, journal, etc.)
• collections de livres numériques,
• blogues,
• sites web non statiques,
• bases de données non statiques,
• wikis,
• reproductions numériques de périodiques imprimés ayant cessé de paraître

Ces publications sont soumises au dépôt légal mais font l’objet d’un mode de collecte particulier qui n’implique pas à ce jour le dépôt de documents ou fichiers numériques auprès de la BnF . Leur contenu est automatiquement moissonné par des robots ».

When a paper version coexists with the digital version, a physical deposit must be made.