Archives éditoriales

Les revues mettent en œuvre un archivage pérenne pour les articles publiés des chercheurs. Cependant, ce ne sont pas les seuls documents produits lors d’un processus de publication scientifique. En effet, chaque publication est relue par les pairs, ce qui implique des échanges entre les relecteurs et les auteurs. Que deviennent ces documents après publication ? Combien de temps une revue doit-elle les conserver pour parer à tout recours ? Comment les conserver ? Peut-on les supprimer ? Que faire des données personnelles contenues dans ces documents ?

Pour ces documents, on parle d’« archives de la recherche », définies par les Archives nationales comme telles :

«Les archives liées aux recherches réalisées sur financement public relèvent du statut d’archives publiques . Celles des institutions nationales de recherche sont versées à des fins historiques aux Archives nationales.

Ces archives regroupent l’ensemble des documents et données créés ou reçus durant les activités de recherche, qu’il s’agisse de la recherche elle-même ou de son administration. Elles incluent les productions des chercheuses et chercheurs :

• données expérimentales ;
• photographies ;
• carnets de terrain ;
• manuscrits ;
• publications des résultats.

Ces archives concernent aussi les dossiers des laboratoires et des centres de recherche (rapports d’activités, dossiers de financement, correspondance, protocoles de recherche, etc.) »

Remarque :

En l’absence de texte légal spécifique, nous essaierons ici d’apporter des réponses pratiques à ces questions en abordant à la fois les questions de RGPD et de gestion des archives. Mais avant tout développement, il convient de préciser la notion de cycle de vie d’une archive.

Cycle de vie des archives

Données à caractère personnel

Les échanges entre l’éditeur, les relecteurs et les auteurs contiennent des données à caractères personnel : noms, prénoms et adresses e-mail dans la plupart des cas. À ce titre, ces documents entrent dans le périmètre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Pour en savoir plus, voir notre article sur la politique de traitement des données personnelles.

Cycle de vie

Selon la CNIL et la Direction générale des Patrimoine, dans leur Guide pratique : les durées de conservation :

« Le cycle de vie d’une donnée peut se décomposer en trois phases successives :

• L’utilisation courante (« base active ») : cette étape concerne l’utilisation courante des données personnelles par les services chargés de la mise en œuvre de leur traitement. Concrètement, cela correspond aux dossiers utilisés quotidiennement par les métiers. Les données sont accessibles, dans l’environnement de travail immédiat, par tous ceux qui sont en charge du traitement des affaires courantes.
• L’archivage intermédiaire : les données personnelles ne sont plus utilisées pour atteindre l’objectif fixé (« dossiers clos ») mais présentent encore un intérêt administratif pour l’organisme (par exemple : gestion d’un éventuel contentieux, etc.) ou doivent être conservées pour répondre à une obligation légale (par exemple : les données de facturation doivent être conservées dix ans en application du code de commerce, même si la personne concernée n’est plus cliente). Les données peuvent alors être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées.
• L’archivage définitif : il s’agit des données qui sont archivées sans limitation de durée. Cette phase concerne uniquement les traitements mis en œuvre à des fins archivistiques dans l’intérêt public. Cette dernière phase concerne essentiellement le secteur public soumis aux dispositions du livre II du code du patrimoine. »

Ainsi, dans notre cas, l’utilisation courante des données personnelles contenues dans les rapports de relecture correspond à la phase d’évaluation de l’article, où la revue a besoin d’échanger avec les évaluateurs.

L’archivage intermédiaire correspond à la période où la revue est susceptible de faire face à des recours. Dans ce cas, l’équipe de la revue aura besoin d’avoir accès aux rapports d’évaluation et aux différentes versions de l’article.

L’archivage définitif est possible quand il n’y a plus de risque de réclamations – ou que celui-ci peut être considéré comme négligeable.

Pour résumer :

Types d’archives	Accès	Cycle de vie
Utilisation courante : documents utilisés quotidiennement	Documents et données doivent être facilement accessibles aux équipes éditoriales qui gèrent le processus	« Phase d’évaluation de l’article • Soumission –> Publication »
Archivage intermédiaire : Données qui ne sont plus utilisées au quotidien mais présentent encore un intérêt administratif ou doivent être conservées pour répondre à une obligation légale	Les documents peuvent être consultés de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées	« Période pendant laquelle la revue peut faire face à des recours • Publication + X ans ? »
Archivage définitif : données archivées sans limitation de durée	Après tri, l’accès à ces données sera limité à un très petit nombre de personnes	Lorsqu’il n’y a plus de risques de réclamations ou que celui ci peut être considéré comme négligeable

Ce que dit la loi

Code du Patrimoine : régime général des archives

Les articles L211-1 à L214-10 définissent le régime général des archives et les règles qui régissent les archives. Bien que le cas spécifique des archives scientifiques ne soit pas abordé en détail, celles-ci s’inscrivent cependant dans ce cadre général.

Voir le régime général des archives : Art. L211-1 à L214-10

Référentiel de gestion des archives de la recherche

Le référentiel de gestion des archives de la recherche, rédigé par l’Association des Archivistes Français et conseillé par le CNRS pour la conservation des documents, s’appuie sur les textes suivants :

• Livre II du Code du patrimoine.
• Décret N° 79-1037 du 3 décembre 1979 modifié relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques.
• Instruction DPACI/RES/2005/003 du 22 Février 2005 relative au tri et à la conservation des archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l’éducation nationale.
• Instruction DAF/DPACI/RES/2007/002 du 15 janvier 2007 relative au traitement et à la conservation des archives des délégations du CNRS et des archives des unités de recherche et de service.
• Circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l’État (NOR : PRMX 0105139C)

Il se présente comme un guide et donne des conseils pour encadrer le traitement et la conservation « des archives des laboratoires de recherche, des chercheurs et des enseignants chercheurs dans les universités, les organismes de recherche et les agences sanitaires ».

Ainsi, les rapports de relecture entrent dans le cadre de la « Production scientifique : diffusion des résultats > Communication des résultats et préparation de publication (ouvrage, article…) » :

• T : Tri, c’est-à-dire destruction ou versement aux archives.
• C : Conservation définitive aux archives, avec rédaction d’un bordereau de versement.

La durée de 10 ans a été retenue pour les documents pouvant être utiles en cas de recours juridique en fonction des délais de prescription endroit français :

« – Délai de prescription de « l’action publique en matière de crimes fixé à 10 ans, sauf délai de 20 ans commis sur les mineurs, délai qui court à partir de la majorité de ces derniers (article 7 du Code de procédure pénale)

– Délai de prescription civile : « l’action en responsabilité née à raison d’un événement ayant entrainé un dommage corporel, engagée par la victime directe ou indirecte des préjudices qui en résultent, se prescrit par dix ans à compter de la date de la consolidation du dommage initial ou aggravé » (article 2226 du Code civil) »

RGPD

De plus, les rapports d’évaluation et les différents documents auteur contiennent des données personnelles (nom et prénom des auteurs et des relecteurs, e-mails, affiliations…), il convient de respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). La revue doit donc justifier la conservation de ces données et définir une durée légale de conservation.

Finalités de l’archivage possibles :

Selon le chapitre II, article 6 du règlement général sur la protection des données – RGPD, un traitement de données personnelles (l’archivage est un traitement de données) peut avoir 6 bases juridiques permettant de justifier le traitement  :

• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat
• Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale
• Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux d’une personne
• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission de service public
• La personne a consenti au traitement pour une ou plusieurs finalités spécifiques
• Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis, à moins que ne prévalent les intérêts ou libertés et droits fondamentaux de la personne concernée.

Attention : le dernier point ne s’applique pas au traitement effectué par les autorités publiques dans l’exécution de leurs missions.

Dans le cadre de la recherche scientifique, le traitement de données personnelles sera effectué selon l’une des bases juridiques suivantes :

• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission de service public
• La personne a consenti au traitement pour une ou plusieurs finalités spécifiques
• Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis, à moins que ne prévalent les intérêts ou libertés et droits fondamentaux de la personne concernée (utilisable seulement si les traitements sont effectués dans le cadre de la recherche, mais hors d’une mission de service public, par exemple lors d’un partenariat avec une structure de droit privé).

Attention : il est préférable de ne pas utiliser la base juridique du consentement. Il faut pouvoir prouver que la revue a obtenu le consentement de la personne et celle-ci peut le retirer à tout moment.

Pourquoi archiver ?

Pourquoi conserver ?	Pour quelle raison ?	Pour qui ?
Maîtriser les risques et anticiper les questions juridiques (obligation de conservation en cas de contentieux…)	Valeur de preuve	Pour les chercheurs/auteurs
Questions d’intégrité scientifique (conserver la traçabilité des modifications)	Valeur de vérification	Pour les chercheurs/auteurs
Conserver la mémoire du processus éditorial et de l’activité de l’éditeur, de la recherche en train de se faire = témoignage de l’activité scientifique d’un organisme à un moment donné	Finalité patrimoniale et archivistique	Pour les historiens

Quels documents archiver ?

À la fin de la durée d’archivage intermédiaire se pose la question du tri : quels documents/données archiver ?

Si conserver l’intégralité des données semble peu envisageable, trier et donc supprimer certaines données peut également impliquer la perte d’une grande partie du patrimoine scientifique. C’est donc une réflexion à mener en amont afin de pouvoir mener le tri de manière raisonnée et selon des règles préétablies.

Quelles données archiver ? Toutes les données liées à l’activité éditoriale :

• les différentes versions de l’article,
• les rapports,
• les discussions entre l’équipe éditoriale et les rédacteurs , les rapporteurs, et tous les intervenants,
• autres documents après sélection…

Donc, on peut prioriser l’archivage de :

• L’intégralité des données relatives à une soumission pour la gestion par OJS
• Tous les mails relatifs à une soumission pour la gestion par mail

Définir une durée de conservation

Le référentiel de gestion des archives de la recherche recommande de conserver les documents de préparation d’une publication 10 ans. Cette durée correspond à la période d’archivage intermédiaire. Cette durée reste indicative, la revue est donc en capacité de décider d’une autre durée de conservation.

Se pose ensuite la question de l’archivage définitif : que faire après les 10 ans d’archivage intermédiaire ?

Grille d’analyse

Si la revue souhaite définir elle-même la durée de conservation des rapports d’évaluation et correspondances entre auteurs, relecteurs et éditeur, il est nécessaire d’examiner le contexte, la loi, l’usage du document, son intérêt… afin de déterminer le traitement le plus approprié.

Le document de la CNIL et de la Direction générale des Patrimoine, le Guide pratique : les durées de conservation, contient une Grille d’analyse pour identifier les durées applicables. Cette dernière synthétise l’ensemble des questions à se poser au moment de la détermination de la durée applicable à un traitement.

Cette grille s’intéresse aux différentes étapes de l’archivage et au contexte dans lequel le traitement des données a lieu.

Questions à se poser

Quelles durées pour quelle finalité ?

• Fonctionnement courant de la revue (cycle de vie : conservation courante)

• Archives intermédiaires + fonctionnement de la revue –> Dois-je conserver certaines données en vue de me protéger contre un éventuel contentieux ? Lesquelles ?- Accès limité à définir
• Jusqu’à quand puis-je faire valoir ce recours en justice ?
• Objectif archivistique (archives définitives) Accès limité aux historiens, archivistes ? Suppression ?
• Ai-je des obligations légales de conserver les données pendant un certain temps ?

Processus d’archivage

• Qui procède à l’archivage ?
• Qui réalise le tri ?

• Quelles informations doivent être archivées ? Pendant combien de temps ?
• Quelles sont les règles de suppression des données.
• Quelles sont les règles d’archivage des données ?

Accès aux archives

• Où archiver ?
• Quels accès pour les personnes intégrant l’équipe éditoriale ?
• Quels accès pour les personnes quittant l’équipe éditoriale ?
• Besoin de limiter l’accès à ces archives ? Pourquoi ?
• Quelle procédure lorsque les échanges se font par mail ?

On peut ajouter aussi, en regard du RGPD :

• Ai-je obtenu un consentement de mise en ligne non anonyme des rapports de relecture de la part des relecteurs et des auteurs ?

En pratique, que peut-on mettre en place au centre Mersenne ?

Publication des rapports

Certaines revues ont décidé de rendre publics les rapports d’évaluation. Ils sont alors publiés sur la page de l’article et conservés dans les mêmes conditions.

Voir par exemple la revue Open Geomechanics, qui publie ses rapports d’évaluation : https://opengeomechanics.centre-mersenne.org/

Archivage et/ou destruction

Lors de l’archivage intermédiaire, les documents doivent être accessible rapidement. Il faut pouvoir accéder aussi aux données personnelles qu’ils contiennent : noms des relecteurs, nom de l’auteur, etc.

À la fin de la durée d’archivage intermédiaire, que faire de ces documents ?

• si l’on considère que la période de prescription a été dépassée, il est possible de supprimer les documents.
• si l’on souhaite les conserver pour l’histoire de la revue :

               – déposer les documents dans une base de données et les rendre accessibles après anonymisation (Data.gouv.fr, Zenodo, Nakala…)

               – conserver les documents sur un serveurs sécurisé, sans anonymiser les données.

Pour résumer :

Types d’archives	Quand ?	Où ?	Accès
Archives courantes	De la soumission à la publication	Outil de gestion éditoriale ou messagerie selon les revues	Sans limite (équipe éditoriale)
Archives intermédiaires	Publication + X années	Outil d’archivage pour les revues qui ont OJS	Accès limité défini par l’éditeur (rédacteur en chef, secrétaire de rédaction)
Archives définitives	Durée illimitée	Tri par l’éditeur	Accès limité défini par l’éditeur (historiens, archivistes)

Points de vigilance

Coût

La sauvegarde de données sur un serveur a un coût, qu’il soit assumé par la revue ou la communauté. Sauvegarder l’intégralité des informations peut conduire à des problèmes de place sur les serveurs et à des coûts de stockage élevés.

Infobésité

L’accumulation d’informations peut conduire à l’infobésité, c’est-à-dire un excès d’informations qui noie les informations importantes. Si la recherche d’information devient trop fastidieuse, il y a un risque d’abandon de la requête ou, au contraire, que le temps dévolu à la requête devienne démesuré. Le tri et l’organisation de l’information permet ainsi de réduire le temps de recherche de l’information et de gagner en efficacité et en pertinence.

Pollution numérique

Le stockage de données a un impact conséquent sur l’environnement.

Premièrement, les serveurs tournent en permanence. Leur alimentation en électricité demande de grandes quantités d’énergie. Selon l’Ademe, « Le numérique est à l’origine de 4,4 % de l’empreinte carbone en France ». Dans le même artice l’Ademe souligne que « Même lorsqu’un serveur est en veille, il consomme en moyenne 100 watts afin de répondre instantanément à une requête, et un gros data center en contient des milliers ».

De plus, hormis la consommation énergétique, les data centers sont de grands consommateurs d’eau. En effet, les serveurs chauffent et leur maintenance nécessite de les refroidir pour éviter leur dégradation. De grandes quantités d’énergie et d’eau peuvent ainsi être utilisées pour refroidir les serveurs. Selon l’Ademe : « En plus de la consommation énergétique, ces techniques de refroidissement demandent, selon la technique utilisée, une grande quantité d’eau, une ressource précieuse, devenant stratégique à cause des effets du réchauffement climatique et du stress hydrique induit ».

Le site d’EcoInfo propose sur son site web une introduction aux impacts environnementaux du numérique qui détaille tous les impacts écologiques du numérique.